top of page

Gestão financeira para startups


imagem da capa do artigo, com o titulo "Gestão Financeira Startups", o autor Marcelo Barroso com uma expressão de dúvida no rosto e de contagem de dinheiro na mão direita, e a logomarca da Controleria

Startups demandam algum nível de organização administrativa e financeira desde o início, desde os primeiros desembolsos, ainda na fase de descoberta do problema que será atacado -- também chamada de discovery. Considerando a entrada no quadro de pessoal de uma pessoa dedicada à estruturação e operacionalização de seus processos financeiros e administrativos, pergunta-se:


Quais os papéis da gestão financeira em startups?


É fundamental reconhecermos que estamos falando de muito mais do que as demandas operacionais administrativas e financeiras da startup. Há uma contribuição muito significativa a ser dada na estruturação do negócio, na descrição das trilhas de monetização e na materialização das oportunidades vislumbradas para a empresa. A visão aplicada de negócios, típica da gestora ou do gestor financeiro e administrativo, é fundamental desde o início da startup e ao longo dos seus vários ciclos de discovery, desenvolvimento e pivotagem.


São 03 os grupos de responsabilidades tipicamente financeiras e administrativas em uma startup:

1. gestão financeira e administrativa operacional;

2. gestão financeira estratégica;

3. captação de investimentos e relações com investidores.

Serão elaborados então 03 conjuntos de materiais pelo coletivo de Controleria, sendo este texto, o respectivo vídeo no Youtube e demais materiais subsidiários o primeiro conjunto deles.


Gestão financeira para startups

Começando pelo primeiro conjunto de responsabilidades, contempla diversos processos que consomem a maior parte do tempo e da energia do gestor ou da gestora financeira e administrativa em uma startup. Na verdade, a depender do nível de organização desses processos e da disponibilidade de sistemas para automatizar algumas tarefas, esse conjunto pode consumir todo o tempo disponível.

Trata-se da parte operacional da gestão financeira e administrativa da empresa, incluindo as seguintes rotinas:

1. Gestão de Tesouraria

2. Faturamento (e reconhecimento de receita)

3. Orientação, acompanhamento e validação da assessoria contábil externa (questões de contabilidade e impostos)

4. Rotinas administrativas de pessoal

5. Gestão de contratos, i.e. das cláusulas financeiras e administrativas dos contratos com clientes, fornecedores e parceiros

6. Questões societárias e paralegais, a começar pela empresa no Brasil, mas já prevendo futuramente a holding da startup nos EUA ou outro país

Essas rotinas operacionais são o cerne da atuação da gestora ou do gestor financeiro e administrativo na empresa. Em uma startup, especialmente ainda nas primeiras fases do ciclo de vida, antes da escalada, é provável que haja somente uma pessoa, talvez duas, cuidando de todas essas rotinas. Sendo assim, é então muito provável também que essa parte consuma todo o tempo e a energia dessa pessoa ou desse time inicial.


1. Gestão de tesouraria

Talvez esta seja a parte mais visível do trabalho do financeiro, pois inclui a gestão das contas a pagar e das contas a receber. Inclui também a conciliação bancária e as demonstrações e projeções de fluxo de caixa. Logo nesta primeira atividade, a mais elementar talvez para o administrativo-financeiro, já há oportunidade para uma atuação que vai além do operacional.

Primeiramente, em relação à gestão do contas a pagar, é fundamental que estruture processos eficientes para estas rotinas. Não faz sentido programar pagamentos no banco todos os dias. Ainda, no sistema de gestão, todas as contas a pagar futuras, no mínimo até o final do ano, devem estar já programadas (mesmo que por valor aproximado ou previsto, nos casos em que se deve aguardar o faturamento do fornecedor). Esta prática é fundamental para dar base a projeções de fluxos de caixa futuros, fundamental para a projeção do runway (indicação do tempo que o dinheiro em caixa vai durar).

Ainda no contas a pagar, um processo eficiente garante mais dois tipos de controles: 1o, as contas são devidamente validadas antes de seguirem o fluxo. Ou seja, a nota fiscal recebida veio completa e corretamente preenchida, condizente com o contrato ou pedido de compra (ou no mínimo com a informação circulada internamente sobre aquele serviço ou produto que estariam comprando). Ainda, as instruções de pagamento – seja via boleto bancário, código pix, fatura, guia de imposto ou transferência -- vieram também corretas e condizentes com as regras internas para pagamento a fornecedores.

Agora, em relação ao contas a receber, também precisa seguir um processo que funcione no dia-a-dia. É verdade que a origem dessas contas é o faturamento, seja dos produtos vendidos ou dos serviços prestados. Considerando, entretanto, as faturas em aberto no sistema, quem primeiro deve receber informação clara sobre isso é o próprio cliente que está devendo aquele valor. Ele precisa ser corretamente orientado sobre os valores em aberto -- que vão ainda vencer ou que já estão atrasados -- sobre formas e meios para pagamento, sobre o que está contido em cada fatura, e sobre eventuais juros e multa caso perca o prazo. Boa parte dos atrasos no recebimento das faturas não é inadimplência de verdade -- considerando inadimplência quando o cliente tem clareza sobre o valor que está devendo à empresa e não realiza o pagamento, seja por alguma divergência comercial ou contratual, seja por falta de dinheiro em caixa. Boa parte dos atrasos é devido a falhas operacionais do lado do cliente, porque não deram atenção à mensagem com a cobrança, porque não programaram o pagamento, porque perderam o boleto etc. Às vezes, também por falhas operacionais da empresa credora -- quem envia a fatura de cobrança -- pois não faturou no dia certo, enviou para o e-mail errado, não registrou o boleto no banco etc. É muito comum, em casos desses tipos, que cobranças simples, realizadas no mesmo dia do vencimento da fatura ou logo no dia seguinte, sejam suficientes para resolver a pendência. Cabe ao financeiro acompanhar a evolução dessas faturas, dar baixa nos recebimentos e estruturar processos que garantam a correta informação aos clientes.

Tendo os processos de contas a pagar e de contas a receber fluindo corretamente no dia a dia e mantendo o sistema de gestão atualizado, tanto com os lançamentos e as movimentações financeiras que já ocorreram, quanto com o que vai ainda ocorrer, a conciliação bancária é feita sem qualquer dificuldade. (E já não agrega mais tanta informação, mas apenas confirma o que já estaria correto no sistema, por meio do casamento do saldo no banco com o saldo no sistema.)

A partir, entretanto, da operacionalização correta dos processos básicos de gestão de tesouraria, tem-se respaldo para uma atuação de grande relevância no âmbito da gestão de tesouraria: controle dos desembolsos líquidos mensais -- o chamado “cash-burn” -- e a projeção do tempo que o caixa da empresa vai durar -- chamado “runway”.

Quando tratamos de startups, especialmente quando elas seguem o ciclo de vida mais comum, em que recursos financeiros são captados com investidores para custear o desenvolvimento da aplicação, a operação e o crescimento até que o negócio alcance a própria sustentabilidade, a gestão do caixa é absolutamente fundamental. Basicamente, a empresa não tem entrada financeira suficiente para sustentar a operação. Mais do que isso, as saídas superam em várias vezes as entradas, possivelmente em 10, 20 ou mais vezes. O que sustenta o negócio é o dinheiro que entra vindo de investidores.

Esses recursos entram na conta e devem durar por alguns meses, possivelmente até a próxima captação. (São como postos de gasolina em uma longa estrada: precisamos colocar combustível suficiente para chegar até o próximo. Se acabar antes, sabemos que o carro irá morrer e teremos que ser rebocados.) O fluxo financeiro em startups segue esta lógica, então saber com a melhor precisão possível quanto de dinheiro está saindo mensalmente é fundamental. Trata-se do cash-burn da startup, ou literalmente a queima mensal de dinheiro. (Isso em termos líquidos, pois algumas entradas podem estar ocorrendo, tanto oriundas da própria operação, caso a empresa já esteja monetizando, quanto da aplicação financeira dos recursos recebidos.)

A partir da estimativa de cash-burn para os próximos meses, e conhecendo o saldo disponível em caixa, deve-se então estimar o runway da startup, ou melhor, o tempo que o dinheiro atual vai durar. Esta informação é fundamental para os fundadores da startup, especialmente à/ao CEO, pois precisa planejar a condução do negócio como um todo, mas olhando para o futuro próximo, imaginando quando será possível realizar a próxima rodada de captação de investimentos (onde está o próximo posto de combustível). Não basta, entretanto, deixar o tempo passar; resultados concretos da operação precisarão ser apresentados aos potenciais investidores da próxima rodada. O dinheiro disponível deve ser suficiente para custear as realizações necessárias e ao longo de um determinado período em que dê tempo de colher os resultados, de apresentá-los a potenciais investidores, de comprometê-los com o investimento na startup e dos novos recursos caírem na conta... tudo isso antes do dinheiro acabar.

É um processo naturalmente tenso, mas suportável se conduzido com informações claras e assertivas sobre os fluxos de caixa da empresa, sobre a disponibilidade de caixa, sobre as saídas líquidas mensais (o cash-burn) e sobre o tempo que o dinheiro atual vai durar (o runway).


2. Faturamento e reconhecimento de receita

Pode ser que a startup ainda não esteja faturando, caso o produto ainda esteja em desenvolvimento pré-lançamento, ou pode não ser o Financeiro a área responsável pelo faturamento. Mas pode ser, entretanto, que a empresa já esteja sim operando e que os serviços já sejam prestados de forma contínua, a diversos clientes e considerando diferentes pacotes desses serviços. Neste caso, há demanda por faturamento recorrente dos serviços prestados, seguindo processos assertivos e eficientes, fiéis às cláusulas contratuais gerais ou específicas e gerando informações corretas aos clientes.

O faturamento recorrente representa a maior parte da receita para muitas startups, especialmente as estruturadas em modelos de assinaturas de serviços. Trata-se do MRR, o “monthly recurring revenue”, ou a receita recorrente mensal. É um indicador muito importante do desempenho operacional e financeiro da startup, analisado com atenção pelos gestores, pelos fundadores, pelos investidores e outros interessados na evolução dela. Gerar corretamente a informação sobre o MRR é responsabilidade de grande importância do Financeiro da startup: acompanhar a evolução desse valor, identificar claramente o MRR adicionado e o MRR perdido a cada período (não somente a variação líquida de um mês para o outro), discriminar detalhadamente o quadro de clientes entre os diferentes planos de assinaturas e pacotes de serviços oferecidos.

Além de gerar informação clara e precisa sobre o MRR, também a materialização dessa receita no faturamento da empresa é responsabilidade (direta ou indireta) da gestão financeira da startup. A contabilidade precisa espelhar esse desempenho econômico indicado, daí a necessidade de processos estruturados e eficazes para a emissão das respectivas notas fiscais que darão base a essa escrituração.

Diferentemente das startups do tipo SaaS, que vendem serviços em modelos de assinaturas -- daí a categoria “Software-as-a-Service", ou software como serviço -- muitas prestam serviço de conexão de transações entre duas ou mais pessoas. Por exemplo, entre compradores e vendedores de determinados produtos. São os marketplaces, em que a receita da startup vem de comissões cobradas nesta conexão, podendo onerar apenas um desses lados ou ambos (ou mais). Não se tratam aqui de valores fixos, pré-definidos em contratos ou termos de uso da plataforma (como na maior parte dos SaaS). No caso dos marketplaces, os valores a faturar -- ou o “take-rate” da operação -- são pós-fixados, pois são calculados sobre os valores das transações realizadas. É responsabilidade do Financeiro acompanhar a evolução das transações e dos valores envolvidos, gerando também nestes casos informações sobre o faturamento da startup e materializando essa receita na contabilidade da empresa.

É muito importante destacar o seguinte: gerar informações claras e precisas sobre o faturamento e emitir corretamente as notas fiscais são tarefas muito importantes do Financeiro da startup, pois subsidiam a gestão em várias dimensões internas (produto, marketing, vendas etc.). Mas há um componente desta responsabilidade sobre o faturamento ainda mais relevante, e nada triviais: a compreensão clara sobre a forma (ou formas) como é gerada a receita operacional da empresa, quando ela deve ser reconhecida, como é calculada e como deve ser efetivamente faturada.

Não basta operar o sistema financeiro para emitir as notas fiscais ou orientar o pessoal de tecnologia para automatizar isso diretamente no sistema. Não basta exportar dados de faturamento em planilhas ou gerar informações e estatísticas sobre o faturamento. Indo além disso, e muitas vezes antes até desse processo todo começar a operar, é necessário que se compreenda o que significa receita bruta operacional na startup, considerando o modelo de negócio dessa empresa.

O modelo de monetização da startup pode prever ambos os tipos de receita mencionados anteriormente (assinatura ou comissionamento). Entretanto, podem ocorrer também modelos SaaS com componentes pós-fixado de receita. Ou então markups sobre as transações intermediadas, além das comissões, onerando os diferentes agentes envolvidos. A partir da identificação da fonte (ou fontes) de receita, deve-se questionar quando deverá ser reconhecida. Fatura-se a assinatura no início do período ou somente quando recebida a mensalidade? E se o cliente adiantar o plano anual, fatura-se o valor total ou proporcionalmente mês-a-mês? E as comissões, são faturadas por caixa ou por competência? Se competência, retroativamente ao mês em que foram geradas ou no mês seguinte, quando afinal apuradas? Estas definições parecem, mas não são restritas à operação financeira / contábil. Delas, derivam decisões táticas e estratégicas da startup, pois elas afetarão diretamente as informações que serão geradas sobre o desempenho operacional do negócio.


3. Orientação, acompanhamento e validação da assessoria contábil externa

A assessoria contábil e fiscal assume diversas responsabilidades para a empresa, muitas delas envolvendo a elaboração de demonstrações econômicas, financeiras e contábeis. Utilizam para a escrituração as informações geradas pelo Financeiro, disponibilizadas via relatórios, planilhas ou integrações entre sistemas. É muito importante para a melhor qualidade do trabalho da contabilidade, em especial para que contribua efetivamente à gestão da empresa, que esta escrituração não se restrinja às movimentações financeiras ocorridas no caixa. É muito importante que considere a totalidade das movimentações econômicas e financeiras, incluindo as que não têm efeito imediato no caixa da empresa.

Trata-se de uma responsabilidade muito grande do Financeiro da startup em relação à contabilidade e à apresentação das demonstrações econômicas e financeiras: deve realizar uma verdadeira pré-contabilização de todas as movimentações, detalhando as informações e registrando os lançamentos com o máximo de precisão e assertividade.

Além disso, a integração das informações geradas pelo Financeiro com o escriturado pela Contabilidade deve idealmente ser realizada via sistemas, seja automática ou semi-automaticamente. Ou melhor, o ideal é que não seja feito via exportação e leitura visual de relatórios, planilhas e extratos a partir do Financeiro. Além da baixa produtividade e do risco considerável de erros pelo lançamento manual das informações, muitos detalhes das movimentações econômicas e financeiras serão desconsiderados, empobrecendo a qualidade da informação gerada na Contabilidade e que poderia subsidiar análises relevantes à gestão do negócio.

A relação do Financeiro com a Contabilidade é de parceria. Não obstante, é uma relação de parceria liderada pelo Financeiro da empresa. O Financeiro é a interface principal da contabilidade com a empresa, o ponto focal de reporte das informações contábeis. A Contabilidade tem pleno conhecimento sobre as responsabilidades típicas de assessoria contábil e fiscal, além da trabalhista, se for o caso. Em especial as obrigações principais e acessórias junto aos fiscos federal, estaduais e municipais. Mas a referência para essa atuação, ou seja, a referência para as informações que vão ser escrituradas pela contabilidade, que vão gerar a informação fiscal e trabalhista e o que mais a contabilidade estiver desenvolvendo, é o Financeiro da empresa.

O Financeiro da empresa precisa fazer o acompanhamento das atividades, o acompanhamento dos calendários e das obrigações, e o registro interno do cumprimento delas. Ainda que a responsabilidade seja da Contabilidade, o financeiro não pode ficar alheio a essa informação. Precisa acompanhar, precisa ter a informação desse calendário e fazer o registro do que foi cumprido e de que forma.

Por fim, é fundamental que o Financeira seja capaz de validar as informações geradas pela Contabilidade. Não é necessário que costumeiramente revise e refaça os cálculos elaborados pela contabilidade, mas é importante que tenha boas noções sobre isso e que seja capaz de questionar e revisar os cálculos e as demonstrações quando necessário. Precisa conhecer sobre cálculos de impostos, diretos e indiretos, e recalcular e verificar sempre que alguma divergência ocorrer.


4. Rotinas administrativas de pessoal

Há vários processos sob responsabilidade do Financeiro relacionados às rotinas administrativas de pessoal, seja CLT, PJ ou mesclado. Não se tratam dos esforços de pesquisa, atração e seleção de pessoal. Não se tratam também das ações sobre clima organizacional, rituais internos, menos ainda desenvolvimento de lideranças, pois esses são processos de responsabilidade de outras áreas, possivelmente uma gestão específica sobre pessoas, desenvolvimento humano e organizacional ou correlatas.

Ainda, não se tratam também, no caso de pessoal contratado em regime CLT, de processamento de folha de pagamentos, registros junto a órgãos oficiais, emissão de guias de impostos e contribuições, ou outras obrigações acessórias trabalhistas. São também processos conduzidos por outras áreas, muitas vezes externamente à empresa.

É entretanto responsabilidade do Financeiro a execução da parte financeira da folha de pagamento, ou seja, a efetivação dos pagamentos dos salários e adiantamentos, bem como férias, abonos, rescisões etc. Este operacional, seja efetivado em conta corrente ou conta salário da pessoa física ou em conta da pessoa jurídica (para os contratados como PJ), deve ser realizado com assertividade. Também os impostos e as contribuições derivados da folha de pagamentos.

A operacionalização dos benefícios, como vale refeição, vale alimentação, vale transporte, seguro saúde, ajuda de custo para a home office etc., também é responsabilidade do financeiro, ainda que muitas vezes em parceria com a área de pessoal.

Além da execução em si desses processos, diretamente ou em parceria, o financeiro da startup precisa se posicionar claramente em algumas definições administrativas de pessoal, mesmo que essencialmente responsabilidade de outra área, seja a de pessoal, contabilidade ou jurídico. Por exemplo, sobre datas diversas relacionadas a pessoal, como datas de pagamentos de remuneração, adiantamentos e benefícios. Também as datas limites para admissões e demissões dentro do mês, considerando os procedimentos financeiros, contábeis e trabalhistas relacionados. Ainda, datas e processos para solicitações específicas, como férias e reembolsos, precisam também ser ajustadas com o Financeiro, pois demandam processos de contabilização e pagamento.

A área administrativo-financeira precisa também ser envolvida em questões de manutenção cadastral do pessoal, pois alterações nesses dados afetam processos administrativos e financeiros da empresa. Por fim, o Financeiro precisa compartilhar com o Jurídico as informações contratuais do pessoal, independentemente do regime de contratação.


5. Gestão de Contratos

O acompanhamento, o controle e a execução das cláusulas financeiras e administrativas dos contratos com clientes, fornecedores e parceiros são responsabilidade da área administrativo-financeira da empresa ou startup. Contratos são documentos compilando diversas orientações de uma relação entre duas pessoas, tomador e fornecedor de bens ou serviços. Têm cláusulas especificando o bem ou serviço transacionado, cláusulas com especificações legais, e cláusulas especificando questões financeiras e administrativas no âmbito desta relação pactuada. É fundamental que o Financeiro participe da elaboração do contrato, especialmente neste último conjunto de regras, bem como acompanhe, controle e execute o que estiver ali estabelecido.

No caso de fornecedores, algumas especificações financeiras e administrativas importantes são os valores, as datas, os meios e procedimentos para pagamento, bem como as condições necessárias e suficientes para encaminhamento do pagamento. Muitas vezes, é solicitada a identificação da ordem de compra junto à cobrança solicitando o pagamento, além do envio da respectiva nota fiscal, de relatórios de medição, aprovações internas etc. São componentes necessários ao pagamento, mas não suficientes, devendo o fornecedor informar ainda um meio para pagamento válido, seja uma conta bancária, um boleto ou um código pix, por exemplo. Estas orientações podem estar descritas explicitamente no contrato ou em documentos subsidiários e precisam ser observadas com clareza pelo Financeiro da startup.

No caso de contratos com clientes, também há especificações financeiras e administrativas importantes para serem consideradas. De novo, valores, datas e meios e procedimentos para faturamento e cobrança precisam ser especialmente observadas pela área administrativo-financeiro. Antes de encaminhar uma fatura ou um boleto, antes de emitir uma nota fiscal, devem ser verificados todos os detalhes e as especificidades contratuais que afetam esta ação: quais são os valores, de que forma está estabelecido o que vai ser cobrado, em quais datas, por quais meios entre outros detalhes.

Condições necessárias e suficientes para esse faturamento são aqui também observadas. Muitas vezes, a condição principal para faturamento é temporal, bastando chegar determinado dia. Não obstante, outras condições podem ser necessárias, como uma ordem de compra autorizando o faturamento ou a apresentação de relatórios pela própria empresa, como um relatório de medição ou de timesheet (horas trabalhadas). Pode ser demandada ainda a emissão ou atualização de certidões negativas junto a órgãos de controle, ou então uma autorização específica ou ordem de pagamento pelo gestor do contrato junto ao cliente.

É responsabilidade do Financeiro da empresa a verificação desses conjuntos de cláusulas, bem como de normas internas relacionadas, sejam da própria empresa, do fornecedor ou do cliente, assegurando assim a realização correta dos processos financeiros relacionados aos contratos.


6. Questões societárias e paralegais

Por fim, a sexta e última das responsabilidades operacionais do administrativo-financeiro da empresa trata de suas obrigações societárias e paralegais. Não havendo na startup um jurídico interno dedicado, essa responsabilidade recai sobre a área administrativa. Não são obrigações do dia a dia, corriqueiras, ocorrendo uma vez ao ano ou até menos, mas ainda assim os prazos e as entregas devem ser observados e controlados. Ainda, muito provavelmente serão efetivadas por alguma outra pessoa, muitas vezes de fora da empresa, contratada especialmente, mas cabe ao administrativo-financeiro o estabelecimento de processos de controle, acompanhamento e registro dessas obrigações, os prazos e a efetivação.

São alguns exemplos dessas responsabilidades: renovação periódica do certificado digital da empresa. O certificado digital eCNPJ é utilizado para vários procedimentos legais, sejam das rotinas de faturamento, fiscais, contábeis ou jurídicas. Sendo utilizada a solução em arquivo, tipo A1, o prazo de validade é de 01 ano, devendo ser renovado tempestivamente.

Outro exemplo, atualizações necessárias no contrato social da empresa, especialmente quando envolvem a quantidade e a distribuição das cotas societárias, por conta de alterações do quadro social. Essas alterações do contrato social precisam ser registradas na junta comercial do estado, talvez também na Receita Federal. Precisam ser registrados também em junta comercial atos formais de diretoria, como em alguns casos a ata da reunião anual de prestação e aprovação de contas do ano anterior (a depender da orientação contida no contrato social).

Obrigações junto a órgãos oficiais, além das obrigações que já são conduzidas pela contabilidade (exemplo de obrigações acessórias fiscais), compõem também o rol das responsabilidades societárias e paralegais da empresa. Por exemplo, obrigações junto ao Banco Central do Brasil, como os censos anual e quinquenal de capitais estrangeiras do país. Também, o registro do investimento estrangeiro direto recebido pela startup, caso tenha realizado captação de recursos por meio de holding no exterior. Em alguns casos, também obrigações junto a órgãos oficiais estrangeiros, da holding da startup constituída em outro país (Estados Unidos, Cayman etc.), a exemplo da pesquisa sobre investimento estrangeiro direto demandada anualmente pelo escritório de comércio dos Estados Unidos.


Estas seis responsabilidades demandam a maior parte ou possivelmente a totalidade da capacidade de trabalho da equipe administrativo-financeira da startup. Não obstante, são fundamentais para a manutenção das operações e dos negócios da empresa, sendo necessária a estruturação de processos e rotinas que possibilitem o atendimento a essas demandas com tempestividade e assertividade.



Apresentação online completa: https://youtu.be/G_HALaCHzIg


Leituras recomendadas:


capa do livro "Finanças para Startups - O essencial para empreender, liderar e investir em startups", da autora Bruna Losada e da editora Saint Paul

Finanças para Startups - O essencial para empreender, liderar e investir em startups

Autora: Bruna Losada

Editora: Saint Paul





capa do livro "STARTUPÊS: Aprenda a falar a língua das startups", do autor Leonardo Brasil

STARTUPÊS: Aprenda a falar a língua das startups

Autor: Leonardo Brasil

22 visualizações0 comentário

Comments

Rated 0 out of 5 stars.
No ratings yet

Add a rating
bottom of page